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广西壮族自治区归档文件整理实施细则

 发表时间:2016-01-07 10:09:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

1.范围

    本标准规定了归档文件整理的原则和方法。

    本标准适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织。

2.定义

    本标准采用下列定义。

2.1 归档文件

立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料;作为文书档案的附件是其他形式、载体的档案材料的按此办理。

2.2 归档文件整理

    将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

2.3

    归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件,来文与复文可为一件,重要文件的草稿各为一件。

3. 整理原则

遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

4. 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。破损的文件应予修整;字迹模糊或易褪变的文件应予复制,复制件附于原件后一并归档。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5. 整理方法

5.1 装订

归档文件应按件装订,具体装订的方式由县以上档案行政管理部门自定。有行业规定的按行业规定执行。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

5.2 分类

归档文件应在其全宗内,按照年度——保管期限——机构(问题)或保管期限——年度——机构(问题)等分类方案进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

5.2.1 按年度分类

将文件按其形成年度分类。

5.2.2 按保管期限分类

将文件按划定的保管期限分类。

5.2.3 按机构(问题)分类

    将文件按其形成或承办机构(问题)分类。

    ①区直副厅以上单位一般按机构分类;

    ②区直二层、地、市直属、县直及以下单位一般按党群工作、行政管理、业务工作三种职能分类;

    ③文件数量较少的单位可以按年度——保管期限分类;

    ④地、市、县党委、政府、人大、政协四大班子按区档案局制定的指导性方案分类;

    ⑤其他有行业标准的单位按行业标准的分类方案执行。

其他小型企业、事业单位、其他社会组织等在本项中可以视情况予以取舍。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按时间排列。会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应依分类、排列次序逐件编号。在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(图略)。

5.4.1 全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

5.4.2 年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如:1978

5.4.3 保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

5.4.4 件号:文件的排列顺序号。

件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从1”开始标注。馆编件号按进馆要求编制。

5.4.5 机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

5.5.1 归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(图略)。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。

5.5.1.1 件号:文件的排列顺序号。填写室编件号。

5.5.1.2 责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

 

5.5.1.3 文号:文件的发文字号。

5.5.1.4 题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,应重拟标题,外加[   ]”号。

5.5.1.5 日期:文件的成文日期,以8位阿拉伯数字标注,如:19990909

5.5.1.6 页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。对自身有页码的文件不再编页号,对自身无页号的文件材料要补编页码。如果一份文件材料的页码由几部分组成(如正文、附件各自编页),那么,要给这份文件以完整连贯的总页码,即此类文件材料的页号要重编。

5.5.1.7 备注:注释文件需说明的情况。

5.5.2   归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

5.5.3   归档文件目录应编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(图略)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

5.6 装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊、封面及备考表项目。档案盒规格及监制应符合规定。

5.6.1 档案盒封面及盒脊。

5.6.1.1 档案盒封面应标明全宗名称(图略)。

5.6.1.2 档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图4B)。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,中间用—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按进馆要求编制。

5.6.2 备考表

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期(图略),置于盒内文件之后。

5.6.2.1 盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

5.6.2.2 整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

5.6.2.3 检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

5.6.2.4 日期:归档文件整理完毕的日期。

5.6.3 档案盒规格及监制

5.6.3.1 档案盒外形尺寸为305mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm30mm40mm等。

5.6.3.2 档案盒应采用无酸纸制作,由各级档案行政管理部门监制,封底下部应有××档案局监制”字样。

6. 本标准解释权在广西壮族自治区档案局。