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关于对以“卷”为保管单位的档案进行计算机录入有关问题的规定

 发表时间:2016-06-24 10:31:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

20124月修订)

各县(区)档案局、市直各单位:

为进一步规范馆藏和室藏档案输入计算机工作,保证我市档案机读目录著录格式统一,根据国家档案局颁发的有关业务规范以及自治区档案局(馆)目录中心的要求,结合我市实际情况,现将用计算机录入以卷”为保管单位的档案的有关问题规定如下,请遵照执行。

一、适用范围:本规定适用于各级综合档案馆馆藏和按国家规定必须向国家综合档案馆移交档案资料的机关、企事业单位、社会组织档案室室藏的按传统方式组卷、以卷”为保管单位的各种门类、载体档案材料的计算机录入。

二、数字形式:各号(含全宗号、目录号、案卷号、件号、页号)除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外,均采用阿拉伯数字表示。

三、必录项目:案卷级必录项目:案卷题名、全宗号、目录号、案卷号、年度、保管期限、案卷起止时间、页数;文件级必录项目:正题名、文号、责任者、档号、年度、文件时间、保管期限、页号。

四、录入具体要求

(一)全宗号(即立档单位的代号):

1、全宗号由档案馆赋予,各单位不得自行编制。

2、全宗号设3位数,不够的在前面加数字0”补齐。如全宗号为6”的单位,录入时应为006”。尚未有全宗号的单位录入时将全宗号定为000”或及时与市档案馆联系落实全宗号。

(二)目录号(即全宗内案卷所属目录的代码):

1、同一全宗内目录号不能重复。

2、目录号设3位数,不够的在前面加数字0”补齐。如目录号为16”的,录入时应为016”。

3、目录号的一般编制顺序是:接已进馆的目录号进行续编。

(三)案卷号(指同一目录内案卷编排的顺序号,是按自然数为序,每卷一个号):

1、同一案卷目录内的案卷号不能重复或空号。

2、案卷号设4位数,不够的在前面加数字0”补齐。如案卷号为216”的,录入时应为0216”

3. 案卷号的一般编制顺序是:接已进馆的案卷号进行续编。

(四)件号(即案卷内文件的顺序号)

1、案卷号下设件号,同一案卷内件号不能重复或空号。

2、件号设3位数,不够的在前面加数字0”补齐。如件号为1”的,录入时应为001”

(五)题名

1.文件没有题名或不能揭示内容,应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的,在不丢失重要信息和损伤原意的情况下,可删去冗余部分。拟写或删改的题名字数应控制在六十个字以内。

2.关于人事任免或表彰、处分等涉及本单位或本系统、本单位个人的文件,原题名未再现的单位或个人,录入时须补充,在题名后加[]”。

3.题名中出现的时间、数量统一用用阿拉伯数字录入,公元纪年录入要规范,如九四年”或一九九四年”、94年”应改为1994年”。

4.题名出现的数字录入时用半角,标点符号用全角。

5.题名不能有空格。

6.因文件题名涉及人名过多,根据需要将文件分多条录入的,可在该档号后加注拆分录入顺序号,并加以()”。如001-001-0125-00561)、001-001-0125-00562)等。

(六)文件编号:文件编号除年度用[]”号外,其余原文照录,年度录入要规范,如[97]应改为[1997]。联合发文或档案上有多个文件编号时,可只录一个文件编号,但立档单位的文件编号必须著录;若录多个文件编号,中间以;”相隔。

(七)责任者:

1.责任者必须著录对文件负责的个人姓名或机关、团体的通用简称或全称,不能以本市”、本局”等模糊名称著录。如贺地×××局”应改为贺州地区×××局”,区×××厅”或广西区×××厅”应改为广西壮族自治区×××厅”。

2.文件有两个以上责任者时,最多著录3个,中间以;”相隔;被省略的责任者用[等]”表示;立档单位本身是责任者的必须著录。

3.无法考证的责任者用三个□□□”代替。

(八)文件时间

文件时间用8位阿拉伯数字表示:年度4位数、月份与日期各2位数,月、日位数不足的前面加0”补齐。如1997513日”录入时为19970513”。无法确定的时间用0”替代。

(九)档号

案卷级档号结构为全宗号-目录号-案卷号”,如3号全宗、2号目录的第185卷的档号录入时应为003-002-0185”。文件级档号结构为全宗号-目录号-案卷号-件号”,如102号全宗、26号目录的第1卷第1件的档号录入时应为102-026-0001-001”。档号中各号之间以-”相隔。

(十)附注、备注

录入案卷目录时,在附注”栏录入:全宗号-目录号-案卷号;录入卷内目录时,在同一案卷起末件的备注”栏录入:全宗号-目录号-案卷号-件号。

 

 

 

贺州市档案局
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