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关于对以“件”为保管单位的档案进行计算机录入有关问题的规定

 发表时间:2016-12-23 09:44:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

各县(区)档案局、市直各单位:

为了进一步规范馆藏和室藏档案输入计算机工作,保证我市档案机读目录著录格式统一,根据国家档案局颁发的有关业务规范以及自治区档案局馆全区档案目录中心的要求,结合我市的实际情况,现将计算机录入以件”为保管单位的档案的有关问题规定如下,请遵照执行。

一、适用范围:本规定适用于各级综合档案馆馆藏和按国家规定必须向国家综合档案馆移交档案资料的机关、企事业单位、社会组织档案室室藏的按文书立卷改革后新方法整理、以件”为保管单位的各种门类、载体档案材料的计算机录入。

二、数字、符号形式:

1.各号(含全宗号、件号、页号)除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外,均采用阿拉伯数字表示。

2.数字录入用半角,标点符号用全角。

三、必录项目:全宗号、年度、保管期限、件号、题名、文号、责任者、文件时间、页数、密级。

四、录入具体要求: 

(一)全宗号(即立档单位的代号)

1、全宗号由档案馆赋予,各单位不得自行编制。

2、全宗号设3位数,不够的在前面加数字0”补齐。如全宗号为6”的单位,录入时应为006”。尚未有全宗号的单位录入时将全宗号定为000”或及时与市档案馆联系落实全宗号。

(二)年度

年度即文件归档所在年度,用4位阿拉伯数字表示。

(三)保管期限

保管期限可选永久、长期、短期以及30年、10年。

(四)件号

件号为归档的排列顺序号,用阿拉伯数字表示。

(五)文号

1.文号即文件编号,除年度用[]”号外,其余原文照录,年度录入要规范,如[97]应改为[1997]。

2.多个文件编号,可只录一个,但立档单位的文件编号必须著录,若录多个文件编号,中间以;”相隔。

(六)责任者

1.责任者必须著录对文件负责的个人姓名或机关、团体的通用简称或全称,不能以本市”|本局”等模糊有名称著录。如贺地×××局”应改为贺州地区×××局”,区×××厅”、广西区×××厅”应改为广西壮族自治区×××厅”。

2.文件有两个以上责任者,最多著录3个,中间以;”相隔,被省略的责任者用等”表示;立档单位本身是责任者的必须著录。

3.无法考证的责任者用三个□□□”代替。

(七)题名

1.文件没有题名或不能提示内容,应根据其内容拟写题名;文件题名过长,可删去冗余部分。拟定或删改的题名数应控制在六十个字以内。

2.关于人事任免或表彰、处分等涉及本单位或本系统、本单位个人的文件,原题名未再现的单位或个人,录入时须补充,在题名后加[]”。

3.题名中出现的时间、数量统一用用阿拉伯数字录入,公元纪年录入要规范,如九四年”或一九九四年”应改为1994年”。

4.题名不能有空格。

(八)日期 

日期即文件时间,用8位阿拉伯数字表示:年代4位数、月份2位、日期2位,是年”月”日”省略,月日的位数不足前补0”。如2000620”录入时为20000620”。无法确定的时间用0”替代。

(九)页数

页数即文件的页码数,用阿拉伯数字表示。

 

 

贺州市档案局
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