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广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)

 发表时间:2017-05-19 10:14:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

关于印发《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》的通知

 

 

各市档案局,区直各有关单位:

现将《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》印发你们,请在工作中认真贯彻执行。

 

广西壮族自治区档案局    

      2007年6月8日       

          

广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)

 

范围

本规则规定了归档实物档案的整理原则和方法。

本规则适用于广西各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织的实物档案整理。

定义

本规则采用下列定义

2.1  归档实物

立档单位在其职能活动中直接形成、获得、接受、赠送或者征集的以实物为载体的,并具有长远保存利用价值的历史记录。

2.2  归档实物整理

将归档实物以件为单位进行鉴定、分类、排列、编号、著录、上架,使之有序化的过程。

2.3 

归档实物的整理单位。一般以每件实物为一件。

收集

3.1  收集范围

3.1.1  本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等。

3.1.2  本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物,包括活动标志、证件、证书、奖章、纪念品、纪念邮票、组织机构印章等。

3.1.3  本单位在国内外活动中获赠的具有保存价值的纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、题词、字画、票证、礼品、工艺品、牌匾等。

3.1.4  本单位已宣布停止使用的印信(包括旧印章、印模、徽标)。

3.1.5  其它有重要保存利用价值的实物。

3.2  收集要求

 3.2.1  归档实物应在形成或获得实物一个月内向本单位档案部门移交,任何单位或个人不得随意将归档实物损坏、私存或转送他人。

3.2.2  收集的实物没有明确标明主题和时间的,移交单位或个人应在移交时对实物的主题和时间进行说明。

3.2.3  归档的实物应保持整洁、无破损。

3.2.4  归档的实物应当拍照归档,所拍照片纳入本单位照片档案管理,两者之间要建立准确、可靠的标识关系。

3.2.5  本单位对外交往中赠送给对方的重要实物,也应拍照归档。

3.2.6  归档实物的移交和征集应符合有关规定和要求。

3.3  收集时间

对具有归档保存价值的实物,单位或个人应及时整理,交档案室归档,一般不应跨年度。

整理

4.1  整理原则

实物档案的整理应遵循保持实物档案的有机联系、便于保管和利用的原则。

4.2  整理要求

4.2.1  归档实物应齐全完整。凡是本单位在公务活动中形成、获得、接受、赠送或者征集的各种实物档案均应收集齐全、完整无损,整理归档。

4.2.2  每件归档实物均应转拍照片进行相应归档。

4.3  整理方法

4.3.1  鉴定

4.3.1.1  根据本单位的归档范围,对每一件实物进行鉴定,判断其是否应当归档。

4.3.1.2  对存有真伪疑义的实物应采取必要措施进行鉴定。

4.3.1.3  归档实物的保管期限一般划为永久保存。其它无永久保存价值的实物由立档单位造册保管若干年后自行处理。

4.3.2  分类

归档实物应在其全宗—实物类别内,按照年度或类别——年度进行分类。归档实物数量较少(每年少于30件)的立档单位可不进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。

4.3.2.1  按年度分类

将归档实物按形成或获得年度分类。采用公元纪年标识,如2006”。

4.3.2.2  按类别分类

将归档实物按问题进行分类。归档实物按问题一般分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印信类。

荣誉类包括:证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、匾等;

纪念品(礼品)类包括:纪念杯、纪念章、纪念册、纪念票证、字画、题词、雕塑、产品、样品、花瓶等;

印信类包括:本单位已宣布停止使用的旧印章、印模、徽标。

4.3.3  排列

根据分类方案,每件归档实物在最低一级类目内按时间先后顺序排列。格式主要有如下几种:

格式:全宗号—实物—件号。

格式:全宗号—实物—年度—件号。

格式:全宗号—实物—类别—年度—件号。

实物档案较少的单位(每年少于30件)可选择格式;实物档案较多的单位可选择格式

4.3.4  编号

根据排列方式,编制由全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号等各选项组成的序列号,即编制归档章。并在实物上粘贴项目完整的归档章(见图1)。平面实物将归档章粘贴在实物正面右下方,立体实物将归档章粘贴在实物底座。归档章项目包括全宗号、实物档案代号、年度、类别、件号、参见号。