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贺州市档案馆接收档案案卷质量标准

 发表时间:2017-09-22 11:02:00  来源:贺州市档案馆     打印此页面

贺州市档案馆接收档案案卷质量标准

 

按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的规定,档案馆负责接收本辖区分管范围内的历史档案。为了顺利进行档案接收工作,保证进馆档案案卷质量,为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料,丰富和充实馆藏,使档案馆成为保存档案史料的基地和社会各方面利用与研究档案资料的中心,现根据《机关档案工作条例》、《归档文件整理规则》、《档案馆工作通则》的规定,制定市档案馆接收档案案卷质量标准。

一、全宗完整

1、凡反映本机关、团体、企事业单位和其他组织的主要职能活动(包括党、政、工、团等机构及业务、人事、财会、科技等工作)和基本历史面貌,并具有查考利用价值,需要永久、长期保存的各种门类和载体的档案,均应收集齐全,以维护全宗档案的完整。

2、进馆档案必须以全宗为单位(指立档单位的全部档案)进行整理编目,在单位保管满十年的档案向档案馆移交。切实保证档案的完整性,要求一个机关形成的档案作为一个整体,统一移交给一个档案馆,不能随意分散。

二、分类清楚

全宗内档案的分类,就是把立档单位形成的档案,按其来源时间、内容、形式的异同,分成若干层次和类别,构成有机的体系。

1、一个全宗应有统一的分类方案,不能随意变动,要前后一致,保持分类的一致性和连续性。要根据本单位内部的机构设置、职能范围、业务分工、文件和材料多少等情况,做到类别设置合理,各类之间界限清楚,层次分明,归类准确。

2、分类可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。

三、保管期限划分准确

1、根据国家档案局1987124日颁发的《文书档案保管期限规定》的精神,准确判定档案文件的保管价值,区分永久、长期、短期三种期限。

2、进馆的档案必须是经过鉴定,具有永久、长期保存价值的档案。

四、组卷符合要求

组卷的基本原则是:按照文件形成的特点和规律,保持文件之间的历史联系,适当考虑和区分文件的不同保存价值,使组成的案卷便于管理和查找利用。一般以问题为主,灵活运用六个特征,结合文件的价值、数量进行组卷,具体要求是:

    1、同一类型的文件,即一个问题、一项事件、一次会议、一起案件所形成的文件、材料要作为有机联系的一个整体立卷。每份文件的印件与定稿、正件与附件、原件与复制件、转发文与被转发文、来文与复文、报表、名册、图册、多种文字形成的同一文件,应保持密切联系,放在一起立卷。同一内容的文件和电报应合一立卷。

2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷,非诉讼案件放在结案年立卷。

    3、本单位文件和外来文件,非紧密相连的,要分级、分开立卷。

4、录像(音)带、光(磁)盘、照片等声像和荣誉类档案,应分别整理编目,单独存放,并在与之有密切联系的各类档案的案卷目录上注明参见号,以保持相互联系和便于查找利用。

5、案卷厚度,一般掌握在一厘米左右,最好不超过二厘米。

五、卷内文件排列

卷内文件的系统排列,可以保证卷内文件有条不紊,便于查找利用,卷内文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。具体方法是:

1、单一问题的案卷,卷内文件可按时间顺序排列。

2、两个以上问题的案卷,先按问题分别集中,然后再按时间顺序或重要程度排列。

3、密不可分的文件:应是印件(正式文件、正本)在前,定稿(或称原稿、底稿)在后;正件在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后;复文在前,来文在后。

4、重要法规性文件的历次修改稿,最后定稿在前,其他历次稿本依次排列;一般文件的历次稿本,只需保存最后定稿。

5、非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前,依据材料(罪证、旁证等)在后。

六、编写卷内文件的页号

    1、卷内文件材料应按排列顺序,依次编写页号或件号。装订的案卷,不论单面、双面书写的文件,还是筒子页、折叠页、大小页、应统一在有文字的每页材料正面的右上角,背面的左上角编页号;不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章,并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

    2、如果同一问题有数卷的,应以卷为单位编页号,不得若干个卷连续编写页号。

七、编写卷内文件目录                     进馆档案必须全部填写卷内文件目录。卷内文件目录,一般包括如下项

目:顺序号、文号、责任者(文件作者)、文件题名(标题)、文件日期、文件页号、备注等。

1、案卷必须按规定的格式逐件、逐项填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名应拟写题名;有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项内;会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。填写字迹要工整,清晰,必须使用碳素或蓝黑墨水。

2、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容(事由)和责任者。

八、填写卷内备考表

有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内,若无情况可说明,也应将立卷人、检查人的姓名和时间(归档文件整理完毕的日期)填上以示负责。

九、文件修复与案卷装订

1、文件装订线外有字迹的,要加边托裱;小页纸张要裱糊成该卷统一的纸张大小(16开或A4纸);对破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱;字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

2、装订一般应做到两边齐,从左边装订时,左边、下边要取齐;从右边装订时,右边、下边要取齐。

3、拆除文件上的金属物;案卷采用三孔一线结扣法装订,装订要结实、齐整、美观、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件、不妨碍阅读。不装订的案卷,卷中的文件应逐件用细线装订。

十、填写案卷封面

1、统一使用档案行政管理部门印制的符合国家标准的卷皮,卷背厚度根据文件厚度。

2、案卷封皮应逐项按规定填写清楚,一般包括立档单位名称、案卷题名(标题)、卷内文件的起止日期、总页数、保管期限等。案卷题名要结构完整,能准确揭示卷内文件材料内容。案卷标题的一般结构是:作者—问题—名称,体式一致,文字简练,使用简称应通用易懂。

3、封面用毛笔或钢笔正楷书写(用炭素墨水)。

4、档案移交单位根据市档案馆给的全宗号和目录号来编制正式档号。

5、在1个全宗号内保持目录号不重,在1个目录号内案卷号不重,在1个案卷号里份号不重。

十一、案卷排列

案卷排列应以全宗为单位,按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

1、案卷排列方法应统一,前后保持一致,不可任意改动。

2、每个年度案卷的排列,应严格遵守案卷分类方案。一个年度的案卷应按照案卷的保管期限、问题(部门—内设机构)进行排列,力求保持卷与卷之间的有机联系。

3、按照案卷的排列顺序编制卷号,即以大流水下延方法编制,以固定案卷位置。

十二、编制案卷目录

案卷目录是登录案卷题名和其他特征并固定案卷排列次序的表册。1、编制案卷目录应以全宗为单位,将所有年度的案卷按年度顺序以大流水下延方法编制案卷目录。也可以每个年度编一个目录,给一个目录号和一个案卷顺序号。

2、案卷目录上的项目要填齐全。案卷目录上的名称应和案卷上的标题完全一致。即以表格形式直接登记案卷封面上的各项内容,包括题名(案卷标题)、页数(卷内文件实有的页数)、期限(案卷封面上注明的保管期限)、备注(用来说明个别案卷的某些特殊情况以及案卷的变化情况)。

3、全宗档案整理编目说明。主要说明使用案卷目录和利用档案时需要了解的情况,如案卷数量、分类原则、整理情况、存在问题以及其他需要说明事宜。

4、案卷目录应装封面,写明全宗名称及全宗号。

十三、编制机关《全宗介绍》、《大事记》、《组织沿革》

十四、使用GD2000档案管理软件录入案卷目录和卷内文件目录

录入案卷目录和卷内目录按照贺市档[2003]8号文《关于对以卷”为保管单位的档案进行计算机录入有关问题的规定的通知》的规定执行。

十五、装具、表格,应规范统一

各种类型档案的装具、目录、备考表等,统一使用广西壮族自治区档案局制定的规格,使之规范标准统一。

十六、档案的移交

移交单位将档案实体及其纸质的案卷目录、全引目录以及GD2000目录数据和全宗介绍、大事记、机构沿革一并向市档案馆移交。经双方清点核对,并在交接文据上签名盖章后生效,交接文据各保存一份。

十七、本标准适用于市级机关单位、团体、市属企事业及按有关规定应移交进馆的单位。

十八、今后国家若有新规定,应以新的规定为准。