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贺州市重点项目建设指挥部关于加强重点项目档案管理的通知

 发表时间:2018-04-19 10:52:00  来源:     打印此页面

贺州市重点项目建设
指挥部文件
贺指发〔200923 

贺州市重点项目建设指挥部
关于加强重点项目档案管理的通知

各县(区、管理区)重点项目建设指挥部,市重点项目建设指挥部各组、各分指挥部:

为确保重点建设项目档案的完整、准确、系统和有效利用,根据《中华人民共和国档案法》、《国家重点建设项目档案管理登记办法》、《国家重大建设项目档案验收办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等法律、法规、规章,结合我市实际,现将加强对我市重点建设项目档案管理的有关事项通知如下:

一、明确建设项目档案整理范围。

重点建设项目档案是项目建设管理过程中形成的,具有保存价值的各种形式的历史记录,是指建设项目立项、审批、招投标、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式全部文件,包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。重点建设项目的建设单位,施工单位和设计单位应明确各参建单位档案管理的责任和归档范围,认真按规范要求做好项目文件归档与档案整理,切实保证项目建设过程中形成的文字、图表、声像、磁盘、充盘、实物等各种形式档案材料的齐全完整。

二、明确建设项目档案的规范要求。

各类项目文件材料的收集、整理、归档和项目的整理与移交符合DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》、GB/T1182-2002《照片档案管理规范》、GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》及有关行业的标准规范。

三、相关部门要各司其职、各负其责做好重点项目建设档案管理工作。

(一)市及各县(区、管理区)档案行政管理部门主管本市、县(区、管理区)重点建设项目档案工作。要主动提前介入重点建设项目档案工作,加强对项目全程监管,提供业务指导等项目服务。把好项目档案关,做好重点建设项目档案登记和报送工作,参加档案专项验收及工程竣工验收工作。
   
在项目立项阶段,市、县(区、管理区)国家综合档案馆应向项目建设单位(业主、项目法人)提出并协商重点建设项目档案进馆的移交接收范围。
   
(二)项目主管部门要对市重点建设项目档案工作实行监督和指导,发展和改革部门在安排建设项目和组织项目竣工验收的同时,要统筹考虑档案工作,加强督促检查,组织好重点建设项目档案管理登记的填报工作,及时报送当地档案行政管理部门,参加档案专项验收工作。
  
(三)项目建设单位(业主、项目法人)应将项目档案工作纳入项目建设管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。配置必要档案保管场所和设施,切实做好档案的形成、积累、收集、整理、归档移交等工作。做好电子文件管理,做好重点建设项目档案登记和报送工作,负责组织、协调和指导勘察设计单位、参建单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
  
(四)重点建设项目档案既是重点建设项目的历史记录,也是项目投产后运行、维修、管理、改扩建和技改等工作的重要依据。为了及时掌握重点建设项目档案工作情况,加强监督和指导,档案行政管理部门、项目主管部门、项目建设单位要做好重点建设项目档案管理的登记工作。
 
 四、认真做好建设项目档案管理登记工作。

市重点建设项目档案管理登记范围是包括国家、自治区、市发展和改革部门发布的国家、自治区、市重点建设项目名单的重点建设项目。市发改委、市档案管理行政部门每年公布需要登记的重点建设项目名单,并统一部署对全市重点建设项目档案的登记工作;各项目主管部门的档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)和项目所在地的县(区、管理区)档案行政管理部门应做好对本部门和本地区重点建设项目档案管理登记工作的组织、指导和监督工作。
  凡新建、在建、收尾和竣工试生产的重点建设项目,按隶属关系组织登记。属于行业主管部门的,由项目主管部门的档案机构负责组织填写重点建设项目档案管理登记表”,同时抄送项目所在地的县(区、管理区)档案行政管理部门,便于相互配合,监督指导。重点建设项目应在开工6个月内填报一次,跨年度的重点建设项目每年11月底前也要报一次,因故未开工的项目要在登记表上加以说明后按时报送。具体要求如下:

(一)按属地管理原则,项目主管部门档案机构应与市、县(区、管理区)档案行政管理部门互通情况,互相合作,以保证重点建设项目的档案管理登记完整、准确。
   
(二)项目主管部门档案机构和市、县(区、管理区)档案行政管理部门对于新建项目应及时组织监督建设单位(或项目法人)做好档案管理登记,建立档案工作。
   
(三)要保证项目档案工作与项目建设同步进行,特别要认真做好项目档案的预验收工作。项目主管部门档案机构应主动与项目建设部门加强联系,根据项目计划工期和进度,及时对登记的项目提出档案验收要求。隶属于地方的项目,市、县(区、管理区)档案行政管理部门应按各自管理范围,及时对登记的项目组织预验收。项目竣工验收后,验收组织单位应及时做好项目档案管理登记、报送工作。市、县(区、管理区)档案行政管理部门根据填表情况不定期地对项目档案进行抽查。
   
(四)为确保重点建设项目档案管理的正常秩序,任何部门和单位不得向重点建设项目收取任何名目的工程档案保证金和任何形式的档案管理费用。

(五)项目建设单位(业主、项目法人)、筹建部门、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要把项目建设文件材料(包括电子文件)的形成、积累、整理和归档工作纳入项目建设管理的工作程序,列入工程技术人员的职责范围,并有相应的检查、控制及考核措施。
  
(六)项目建设单位(业主、项目法人)要确定重点建设项目档案工作以一流工程建一流档案”的目标,负责组织、协调和指导勘察设计单位、施工单位和监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件。
   
在签订项目设计、施工及监理合同、协议时,应订立专门条款,明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档和移交的义务。
   
项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。
   
项目建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位和材料、构件及设备供应单位应完成各自职责范围或合同规定的竣工文件的编制和项目文件整理、归档工作。
   
(七)项目建设单位(业主、项目法人)各机构、各施工承包单位、监理单位在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同协议规定的要求,向项目建设单位档案管理机构归档。
   
根据基本建设程序和项目特点,归档可按阶段分期进行,也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。
   
归档文件应完整、准确、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程,真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备,文件质量应符合国家有关规定。
   
勘察、设计、施工及监理单位需要向项目建设单位(业主、项目法人)归档的文件,应按国家有关档案管理的规定要求单独立卷归档。
   
外文资料应将题名、卷内章节目录译成中文,经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。
  
(八)施工单位在项目竣工文件收集、编制和整理后,应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查或三方会审,经项目建设单位(业主、项目法人)确认并办理交接手续后连同审查记录全部交项目建设单位(业主、项目法人)档案管理机构。

(九)项目法人应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序,与项目建设实行同步管理,建立项目档案工作领导责任制和相关人员岗位责任制。
   
五、认真组织建设项目档案验收工作。

档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。项目建设单位应在项目竣工验收4个月前,向项目档案验收组织单位报送档案验收申请报告,并填报《重点建设项目档案验收申请表》。验收组织单位在收到申请报告的10个工作日内应作出答复。项目档案验收组形成档案验收意见,反馈给建设单位,作为建设项目总体竣工验收的依据之一。具体要求如下:
   
(一)项目档案验收按分级管理,分级组织验收”的原则进行:
   
.市重点项目建设指挥部及计划投资主管部门组织验收的项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;

   
.跨市、县(区、管理区)项目,由市档案行政管理部门组织项目档案的验收;
   
.县(区、管理区)项目,由县(区、管理区)管理部门组织项目档案的验收;
   
.市档案行政管理部门对项目县(区、管理区)主管部门档案机构、县(区、管理区)档案行政管理部门组织的项目档案验收进行监督指导。项目县(区、管理区)主管部门、县(区、管理区)档案行政管理部门应加强验收前的咨询、指导,必要时可组织预检。
   
.市及各县(区、管理区)档案行政管理部门、项目主管部门档案机构、项目建设单位(业主、项目法人)、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位要协助上级档案行政管理部门做好在贺州市内的国家、自治区重点项目的档案管理工作。
   
(二)项目档案验收组按下列规定组成:
   
.市档案行政管理部门组织的档案验收,验收组由市档案行政管理部门、项目市主管部门等单位组成。

   
.项目县(区、管理区)主管部门档案机构组织档案验收的项目,验收组由项目县(区、管理区)主管部门档案机构及项目所在县(区、管理区)档案行政管理部门等单位组成。
   
.凡在城市规划范围内的项目,验收组成员包括项目所在地的城建档案接收单位。
   
.验收组人数为不少于5人的单数,验收组组长由验收组织单位人员担任。档案验收组成员中,中级以上专业技术职务的人员不得于60%,特别重大的建设项目须有高级专业技术职务人员,必要时可邀请有关专业人员参加验收组。

.实行项目档案验收人员资格审查制度。项目档案验收人员应由熟悉项目档案工作及项目管理的档案行政管理部门业务指导人员,主管部门档案管理人员,相关行业档案人员、专业人员构成,档案行政管理部门对项目档案验收人员进行资格审查后,根据不同行业项目档案验收的需要组织项目档案验收组。
     
(三)项目档案验收要求:
   
.项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
   
.项目档案验收以验收组织单位召集验收会议的形式进行。
   
.档案验收组全体成员参加项目档案验收会议,项目法人、设计、施工、监理和生产运行管理或使用单位的有关专业人员列席会议。


.检查项目档案采用质询、现场查验、抽查案卷的方式。抽查档案的数量为项目档案总卷数的15%。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。项目档案在2000卷以上的,抽查档案不低于5%-10%的数量抽取;项目档案数量在2000卷以下的,抽查档案的数量不少于100卷;项目档案经过预验收的,验收检查时可根据实际情况简化,重点检查在预验收时所提出问题的整改情况。
   
.项目档案验收应根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002),对项目档案的完整性、准确性、系统性进行评价。

.项目档案保管要求:档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施,档案库房与阅览、办公用房分开;档案柜架、卷盒、卷等档案袋具符合要求;归档文件材料的制成材料符合耐久性要求;采取有效措施保证档案安全和信息安全。
  
(四) 验收结果分为合格与不合格。验收组半数以上成员同意通过验收的为合格。档案验收合格的项目,由验收组出具档案验收意见。档案验收不合格的项目,由验收组提出整改意见,要求项目法人于项目竣工验收前对存在的问题限期整改,并进行复查。复查后仍不合格的,不得进行竣工验收。验收组提请有关部门对项目法人通报批评,造成档案损失的应依法追究有关人员责任。
    
(五)在对每一重点建设项目档案专项验收时,验收人员要认真履行职责对应当归档的文件材料加以验收。组织重点建设项目档案专项验收时,按《国家重大建设项目档案验收办法》执行。
  
 (六)项目参建单位应在项目竣工验收后3个月内,将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后,向有关项目建设单位(业主、项目法人)档案部门移交。
   
项目建设单位(业主、项目法人)应在项目竣工验收后6个月内,将工程立项至竣工全过程的重点建设项目档案按要求立卷整理后,按属地管理原则,向相应档案行政管理部门移交。移交时应明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等,并有完备的清点、签字等交接手续。并报有关的档案行政管理部门备案。

   
为了丰富国家综合档案馆馆藏,市、县(区、管理区)国家综合档案馆要注意接收有地方特色重点建设项目档案进馆。

 附件:1.贺州市重点建设项目档案管理登记表

          2.贺州市重点建设项目档案验收申请表

〇〇九年八月二十

  

附件1

贺州市重点建设项目档案管理登记表

http://www.gxhzdaj.org.cn/uploadfile/2016/0824/20160824053210405.docx

填报单位(章):                              编号:

项目名称