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关于开展2018年档案年检工作的通知

 发表时间:2018-09-21 10:45:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

              

贺档发〔2018〕12号

 

市委和市级国家机关各部委办局,各人民团体,各处级以上事业单位,各民主党派贺州市委会,中直和区直驻贺有关单位,有关企业:

    为进一步提高我市档案工作整体水平,推进档案管理现代化、规范化、标准化、信息化,加大对档案工作的监督检查,有效地督促各单位做好档案工作,促进档案事业健康发展,根据《贺州市机关档案工作检查管理办法(试行)》(贺档发〔2013〕8号)精神,市档案局现定于20181022日至30日对市级单位及中直和区直驻贺有关单位开展档案年检工作。现将有关事项通知如下:

一、检查标准及评分办法

(一)检查标准:档案工作综合检查参考《贺州市机关档案工作检查细则(试行)》执行(以下简称《检查细则》,见附件2)。

(二)评分办法:检查采用标准分及加分制。《检查细则》设定评分标准分100分、加分15分,满分为115分。结果分三个等次,记分90(含90)分以上者为优秀,80(含80)—89(含89)分者为合格,80分以下者为不合格。

二、检查方式

采取各单位自查、市档案局实地抽查、以及协作组集中检查的方式进行。

三、检查范围

市直、中直和区直驻贺有关机关、企事业单位,具体名单分组情况及安排,详见附件1。

四、年检需准备材料

(一)实地检查:重点查看《检查细则》中的档案基础工作情况。

(二)集中检查时:重点查看《检查细则》中的年度归档工作情况,各单位需携带以下材料参加集中检查:

1.《2017年度档案归档说明》。

2.历年档案目录数据备份光盘一张,请各单位以“备份数据”的格式刻录储存。光盘面标注“XX单位XX年至XX年档案目录备份数据”,并在光盘中加刻说明光盘内数据年份、目录数量等情况的文档(附件4),并将文档打印纸质版在年检时报送。

3.整理好的2017年度文书档案、照片档案、实物档案、会计档案、专门档案、录音档案、录像档案、电子档案、基建档案等各类档案纸质目录一套,文书档案永久、30年、10年保管期限各一盒以及照片、会计档案等各门类实体各一盒。

4.各单位参加年检时请将本单位成立年至2017年的全宗介绍、组织机构沿革,2017年度大事记,利用效果2例以上(附件5)的电子版用U盘报送。

五、年检时间和地点

年检时间定于10月22日至29日,具体时间和集中检查地点安排详见《档案协作组成员单位集中年检时间地点安排表》(附件1)。如有变动将另行通知。

六、其他

市档案局将对照《检查细则》和部门的行业标准对各单位的档案工作情况进行评分,并将检查结果向市委和市政府分管领导汇报,在年检单位范围内进行通报。

未尽事宜,请与市档案局业务指导(技术信息)科联系,联系人:龙彦融、贾雨,联系电话:5128017。

 

附件:1.档案协作组成员单位集中年检时间地点安排表     

     2.贺州市机关档案工作检查细则(试行)

       3.2017年度档案归档说明

         4.档案目录数据备份光盘说明

         5.档案利用效果登记表

  

 

贺州市档案局

                              2018918

 


附件1:

档案协作组成员单位集中年检时间地点安排表

协作组成员单位

组长单位 及集中年检地点

年检时间

第一组 市委办、组织部、政法委、地税局、工信委、政研室、、接待办、保密局、国资委、审计局、体育局、司法局、民政局、市政局、科协、商务局、质监局、投资促进局、民盟、社科联、红十字会、城市管理综合执法局

市政局

10月22日

第二组 人大办、宣传部、卫计委、直属机关工委、文化新闻出版广电局、公安局、安监局、党史研究室、政务服务管理办公室、统战部、贺州日报、发改委、水利局、国税局、地震局、发展研究中心、民建、贺州调查队、旅游发展委、卫生计生监督所、绩效办

政务服务管理办公室

10月23日

第三组 政协办、公积金管理中心、编办、教育局、交警支队、旺高工业区管委会、信访局、财政局、民委、物价局、水产畜牧局、供销社、残联、工商联、环保局、扶贫办、民进、生态新城管委会、平桂矿区管理处、法制办

环保局

10月24日

第四组 政府办、总工会、检察院、二轻联社、档案局、工商局、外侨办、药监局、人社局、气象局、妇联、侨联、检验检疫局贺州办事处、国土局、水果办、农工民主党、人防办、移民局、水文局、规划局

水文局

10月25日

第五组 纪委、机关事务局、团市委、文联、法院、农机局、党校、粮食局、住建局、科技局、统计局、农业局、无线电管理处、交通局、林业局、九三学社、驻梧管理处、老干局、市政府采购招投标中心、金融办

林业局

10月26日

第六组 正润集团、城投集团、桂东电力公司、人民银行贺州市中心支行、烟草局、职业学院、疾病预防控制中心、桂东人民医院、人民医院、中心血站、华润循环经济产业示范区管委会、生态产业园区管委会、邮政管理局、粤桂县域经济产业合作示范区

桂东电力公司

10月29日

注:档案协作组单位年检时间为上午8:30-12:00。年检具体地点由组长所在单位确定,请各参检单位与本组组长联系。时间如有变动,另行通知。


附件2:

贺州市机关档案工作检查细则(试行)

检查内容

主要考查点

分值

检查细则

自检情况说明

(得、扣分原因)

自检得分

检查得分

备注

 

 

 

 

1.组织领导

2

设有单位领导人分管、部门负责人主管、专兼职档案工作人员具体管理的管理体制计0.5分;领导关心、支持并解决档案工作中出现的困难和问题计0.5分;参加档案行政管理部门组织召开的会议、业务培训、考察学习、业务交流等计1分。





2.档案室用房

6

有档案专用库房且安全适用计3分;有档案工作人员办公室计1分;有阅览室计1分;有整理室计1分。





3.档案设备设施

10

+4

有足够存放档案资料、目录的箱柜计1分;铁门铁窗计1分;双重窗帘计1分;防磁柜计1分;计算机计1分;空调机计1分;去湿机计1分;照相机计1分;灭火器计1分;吸尘器计1分。加分项:有防火防盗自动报警系统加2分;有温湿度自动控制系统加2分。





4.档案业务工作

16

+3

①建立健全档案工作各项规章制度计1分;

②集中管理本单位各种门类、载体档案计2分(其中有一种门类、载体档案不集中的不得分);

③各类档案资料均已按要求整理、排列上架计2分(有积存零散档案资料不得分);

④各类档案均有完整纸质目录计2分(少一门类或少一年度不得分);

⑤建立全宗卷计1分;统计台帐计1分;

⑥编有全宗介绍计1分、大事记计1分、组织沿革计1分(要求从单位成立之日起续编到检查前一年度,否则不得分);

⑦按时按质按量完成档案统计年报工作2分(迟报和未报的不得分)。

坚持温湿度、档案检查、档案移进移出、档案利用登记、利用效果汇编计2分(登记不完整的酌情扣分)。

加分项:全部档案目录实行计算机检索加3分。





5.行业系统档案管理工作

3

+3

实行垂直领导,有宏观监督指导职能的单位,行业系统(含直属二层

单位)档案室定升级达50%计1分;80%计2分;100%计3分(无监督

指导任务的此项得3分)。

加分项:最近3年来召开会议布置档案工作加1分;举办档案培训班

加1分;发文指导基层档案工作或对基层档案工作进行检查的加1分。





基础工作

6.档案室等级

8

+5

其中:三级档案室计5分;二级档案室计6分;一级档案室计8分;特级档案室计8分、另加5分。





7.档案移交进馆

3

 

根据同级档案馆下达移交档案年度计划移交档案资料及目录计3分(当年无进馆任务的此项得分)。

 





8.政府公开信息报送

2

按照《中华人民共和国政府信息公开条例》《贺州市政府信息公开送交工作规定》的规定,及时向同级档案馆报送政府公开信息文件计2分。





 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  9.

23

8

归档文件应齐全完整,有本单位的党组会议记录、支部会议记录、党员名册、办公(行政)会议记录、干部名册、干部统计表、工作计划、工作总结、大事记、业务数据统计表每项计0.5分。有中心工作和职能工作等形成的文件材料计3分。





2

以下文件属不归档范围,如归档则酌情扣分。重份文件、普发不办理文件、外单位征求意见稿、一般性事务文件、本单位未定稿文件。(2分)





4

保管期限划分准确(2分)。文件按形成年度分类(1分)。文件按分类方案分类,保持稳定(1分)。





2

会议记录、会议文件、简报(期刊)、可单独成件的附件分别按次、期、件单独编号(0.5分)。文件装订左侧齐、下沿齐,前后顺序符合要求(0.5分)。文件修复,对破损、字迹模糊或易褪变的文件进行修复。档案整理材料符合要求(0.5分)。文件页数清点准确(0.5分)。





2

文件排序正确,在最低一级类目内按事由结合时间及重要程度排列(1分)。归档章填写齐全规范,盖章位置符合要求(1分)。





4

每份文件编有目录(1分)。题意不明的另拟题名,要求准确揭示内容(1分)。会议记录、会议文件、简报均按每次(期)列一条目录(1分)。有关本单位表彰、任职等的人员名单应当列出(1分)。





1

装盒分开年度、期限或类别,规范填写封面、盒脊、备考表等(1分)。





 10.

 

 

6

 

2

反映本单位主要职能活动和重大事件的具有保存价值的各种形态的照片、底片选择主要的归档保存;归档的照片、底片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。(2分)





2

每张照片均应有相对应的文字说明(题名),文字说明综合运用时间、地点、事由、人物、背景五要素。(2分)






1

照片、底片应按要求装入照片、底片袋(或盒)内,袋(盒)各项目填写应完整、清晰(1分)。





1

照片档案应依据全宗、年度和张号顺序编制照片档案目录。目录规格、式样符合要求,项目填写完备(1分)。





11.录音档案

2

按归档整理数量、质量计分。





12.录像档案

2

按归档整理数量、质量计分。





13.光盘档案

2

按归档整理数量、质量计分。





14.实物档案

4

按归档整理数量、质量计分。





15.会计档案

4

按归档整理数量、质量计分。





16.专门档案

3

按归档整理数量、质量计分。(无归档任务的此项得分)。





17.基建档案

2

按归档整理数量、质量计分(无归档任务的此项得分)。






18.档案数据报送

2

 

向档案馆报送档案目录备份数据计2分。(要求报送本单位档案室历年所有类型档案目录数据)





合计

共18项考查点

100

+15






补充说明:企(事)业单位的年检参照《检查细则》执行。其中,关于“6.档案室等级”项的评分标准为:档案管理达自治区级的计6分,达国家二级的8分,达国家一级的计8分,加5分。


附件3:      

2017年度档案归档说明

单位名称(盖章):                          填报时间:

分管领导

专(兼)职档案员

联系电话




2016年度档案情况统计

档案类别

永久(件)

30年(件)

10年(件)

文书档案




照片档案




实物档案




会计档案




录音档案




录像档案




基建档案




光盘档案




专门档案




其他




 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件4:

档案目录数据备份光盘说明

单位名称:                            刻录时间:年 月  日

档案种类

年度

保管期限(永久、长期、30年、10年)

目录   条数(条)

按门类 年度小计(条)

按门类   小计(条)

使用哪种软件(或操作系统)管理档案目录

备注

文书档案

案卷

案卷目录
















卷内文件目录






























归档文件目录
































照片档案














实物档案








会计档案












录音档案








录像档案








基建档案








光盘档案








专门档案(自填专业名称)
















合 计








注:请根据实际情况自行增减行数。一式两份。

填报人:                        电话:

 

附件5:

档案利用效果登记表

                          填报时间:

利用

时间

X年X月X日

单位

部门

XX单位

姓名

XXX

档号

及题名

文书档案(或其他档案类型):X年永久第X件《关于……的通知》

利用

目的

退休核准工龄

利用

效果

XX厂的张三到了办理退休的年龄,准备办理退休手续时才知道工龄有误。如果不能证明其参加工作的时间,他就不能全额领取退休金。档案员查找并提供了地区劳动局1980-1987年期间张三增加工资的审批表,为其核定工龄提供了有效依据。另外,张三曾在1969年随父母下放到宋集乡,根据国家政策规定,下放时间也算工龄,我馆在全宗号X目录号X卷号X中找到了当时他随父母下放时登记的表格,并为他提供复印件和出具相关证明,将他的工龄又提前了五年。