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关于开展档案室等级复查工作的通知

 发表时间:2018-11-29 10:53:00  来源:贺州市档案局     打印此页面


 贺档发〔2018〕14号


市政协办、市人防办:

为了巩固档案室规范化管理成果,充分发挥档案的服务功能,根据自治区档案局《广西壮族自治区各级机关档案室等级认定办法》(桂档发〔2014〕22号)有关规定,决定对两个单位的综合档案室等级进行复查,现将有关事项通知如下:

一、复查对象

市政协办公室综合档案室、市人防办综合档案室

二、复查程序

(一)自查自评

市政协办、市人防办分别对照《广西壮族自治区市直机关档案室等级认定标准》逐项自检,自评打分,形成自查报告。自查报告内容应包括档案工作管理体制、领导对档案工作重视情况、档案管理及室藏情况、档案保管保护设施设备、档案信息化建设、档案信息资源的开发利用及编研情况、自检得分和扣分情况、存在问题及改正措施。档案室等级评分表见附件。自评分表和自查报告于2018年11月29日上午下班前送到我局业务指导(技术信息)科。

(二)实地复查

复查工作由市档案局业务人员组成。复查组依据档案室等级认定标准对各单位的档案工作进行听取汇报、材料审核、实地检查和综合评定,并提出复查意见。

三、复查时间

11月30日。

四、复查结果的处理

对复查不符合相应等级标准者,限期整改,整改后仍不合格者,取消其相应等级资格并予以通报。

 

附件:广西壮族自治区市直机关档案室等级认定标准

         

 

贺州市档案局

2018年11月26日

 



附件

广西壮族自治区市直机关档案室等级认定标准

考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

一、组织管理

(18分)

 

1.领导重视

2

档案工作纳入了本机关年度工作计划、发展规划或纳入了本专业的行业管理范围,并能认真实施(有文字记载)(0.5分);档案工作列入领导议事日程,近3年来有研究和解决档案工作实际问题的相关文件或会议记录(1分);有档案工作经费保障及支出凭证(0.5分)。



2.机构人员

2

设立有档案管理机构(档案科、档案室等)(0.5分),配备具有大专以上学历,经过同级或以上档案行政管理部门培训,并获得培训合格证,能熟练操作运用现代化设施设备,全面完成档案工作任务的专(兼)职档案员(0.5分),并保持相对稳定(0.5分)。建立了以档案管理机构为中心,固定的档案人员为基础的档案工作管理体系(0.5分)

[说明:设立档案管理机构并配有档案员是必须达到的。]



3.明确责任

2

成立档案工作领导小组,明确有机关领导人分管,履行了职责(0.5分);办公室负责人主管,履行管理督促检查职责(0.5分);档案工作列入机关各内设机构工作职责中,履行档案收集移交职责(0.5分);档案员负责做好日常档案具体业务工作(有文字记载)(0.5分)。



考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

一、组织管理

(18分)

4.履行职能

9

档案管理机构对本机关各部门文件材料的收集、整理、归档工作进行监督指导(1分);集中统一管理本机关的文书档案、科技档案、会计档案、专门档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案、电子档案(5分,应归未归每少一种扣0.5分);统一指导管理直属单位的档案工作,并对本系统、本专业的档案工作实行宏观管理和统筹监督及定期培训档案干部,有文字记载(1分,无此项任务可直接得分);本系统直属单位档案室定升级达50%以上(1分,无此项任务可直接得分,有任务未完成按比例计分)。近3年来机关档案工作成绩显著,档案机构或档案人员受到上级或同级党委、政府、档案行政管理部门、主管部门表彰、奖励等(1分)。



5.制度建设

2

制定并落实归档制度、档案库房管理制度、设备管理制度、档案保密制度、档案查(借)阅制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案人员(分管领导)岗位责任制、档案数字化管理制度、档案安全应急预案(2分)。

[说明:制订制度但没有落实的扣相应分数的一半。]



6.宣传教育

1

认真组织学习、宣传、贯彻《中华人民共和国档案法》和《广西壮族自治区档案管理条例》等有关档案法律法规,有学习宣传档案工作展板或照片(0.5分);积极参加同级或以上档案行政管理部门、本系统主管部门举办的档案业务培训(0.5分)。



考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

二、条件保障

(20分)

7.功能用房

5

设有面积能容纳本机关20年内形成的档案总量、独立、安全整洁的档案库房(2分);有适应工作需要的档案阅览室(1分)、整理室(1分)、档案员办公室(1分)。

[说明:设有档案专用库房必须达到。]



8.设施设备

12

库房配有铁门、铁窗、双层遮光窗帘、吸尘器和防紫外线灯具(2分)、自动消防报警设备(1分)、气体灭火器(二氧化碳灭火器、七氟丙烷灭火器等)(0.5分)、空调机(0.5分)、去湿机(0.5分)、温湿度记录仪(0.5分)、防磁柜(1分)、视频监控设备(1分);办公室、阅览室、整理室配有满足工作需要的计算机、刻录机、打印机、照相机、摄像机、目录柜、查阅桌椅、复印机、档案整理用具、扫描仪、档案消毒柜、视频监控设备等(5分)。

[说明:档案设施设备配备必须达到“九防”要求。]



9.档案装具

3

配备有一定数量和质量较好的、能满足机关档案存放需要的、规格统一的密集架或铁柜(2分);档案卷皮(盒)、备考表等式样、规格及质量符合国家或行业标准(1分)。



考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

三、业务建设

(35分)

10.档案收集

8

制定了符合本机关或本系统档案分类方案(1分);按国家档案局第8号令编制有《机关文件材料归档范围和保管期限表》并报同级档案行政管理部门审批(1分),并能认真贯彻实施。室藏档案资料结构合理、内容丰富,归档文件的制成材料符合质量要求(2分);各类档案均按规定及时收集归档,归档率、完整率、准确率达100%(3分);开展原生电子档案收集归档工作(1分)。



11.档案整理

10

各类档案资料整理符合国家、行业和地方标准,归档文件整理符合《广西壮族自治区归档文件整理质量标准》要求(1.5分);会计档案整理符合《会计档案管理办法》《会计档案案卷格式》(DA/T39-2008)要求(1分);基建档案的整理符合《广西壮族自治区机关基本建设归档文件整理规则(试行)》要求(1分);照片档案的整理符合《广西壮族自治区照片档案整理规则(试行)》要求(1.5分);录音、录像档案的整理符合《广西壮族自治区录音、录像档案归档整理规则(试行)》要求(1.5分);实物档案整理符合《广西壮族自治区实物档案整理规则(试行)》要求(1分);电子档案的整理符合国家档案局《电子文件归档与电子档案管理规范》《广西壮族自治区电子档案管理办法》《广西壮族自治区归档电子文件整理规则》要求(1.5分);专门档案的整理符合有关规定要求(1分)。



考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

三、业务建设

(35分)

12.检索编目

4

按《全宗卷规范》(DA/T12-2012)要求建立全宗卷(1分);按《全宗指南编制规范》(DA/T14-2012)编制全宗介绍(1分);各类档案均编制有规范齐全完整的手检式案卷目录、归档文件目录或全引目录(2分)。

[说明:档案目录格式必须规范,数据齐全。]



13.档案保管

5

档案柜架标引准确,排架科学,编制档案存放方位示意图(0.5分),有库房温湿度记录,并坚持逐日测量登记,全年库房内温度控制在14℃—24℃之间,相对湿度控制在45%—60%之间(1分);每季度检查档案一次,形成档案安全检查记录(0.5分);破损、字迹褪变档案已进行了修复整理(1分);定期更换放置防虫霉药和开展档案杀虫灭菌工作,并有记录(1分),库房内无鼠、无虫、无积尘(1分)。



14.鉴定销毁

3

成立档案鉴定小组,鉴定小组由机关领导人、办公室和有关业务部门负责人、档案工作人员组成(0.5分);对到期档案进行了鉴定(2分);档案销毁有清册,程序规范,手续齐全(0.5分)。



15.统计移交

5

对机关各类档案及其设备建立了统计台账(0.5分);有档案接收、移出登记(0.5分);按规定向同级国家综合档案馆移交应进馆的各门类档案(3分);及时、准确向同级档案行政管理部门报送本机关档案工作基本情况统计年报及其他报表(1分)。



考评项目

考评内容

分值

考评细则

自检评述

自评得分

四、信息化工作

(15分)

16.软件配备

2

配置符合国家、行业或地方档案管理规范要求的档案管理软件或将文档一体化管理纳入机关办公自动化系统中(1分);实现电子档案与纸质档案同时收集、整理与查询利用(1分)。

[说明:档案管理软件必须配备。]



17.目录数据库建设

4

运用符合国家或行业规范标准的档案管理软件,录入室藏各类档案的案卷级和文件级目录并建立数据库,数据库结构及数据著录质量符合要求,机读目录查全率、查准率达100%(3分,按比例计分);定期开展目录数据库备份工作,每年形成2套以上目录数据备份光盘(1分)。



18.档案数字化

9

开展室藏各门类保管期限为30年(含30年)以上档案全文数字化工作,实现图像与目录挂接(6分,按比例计分。未开展工作计0分,完成率低于20%计3分,完成率达20%-30%计4分,完成率达30%-50%计5分,完成率达50%以上计6分);照片、录音、录像档案全部进行数字化,实现数据与目录挂接(2分,按比例计分);形成2套以上档案全文数据安全备份光盘(1分)。



五、开发利用

(12分)

 

19.查阅服务

3

服务手段多样化,采取现场查阅、电话查询、内部网络查阅等方式提供利用(0.5分);能坚持做好档案资料查、借阅登记和利用效果登记(0.5分),近3年编写档案利用效果实例汇编30个以上(2分)。



20.档案编研

9

积极开展档案资料编研工作,编有组织沿革(1分)、大事记(1分)、基础数字汇编(1分)、重要会议简介(1分)、重要文件汇编(1分)和专题汇编(1分)等;设有档案文化陈列室等(3分)。