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国家重点档案文件级目录数据验收办法(试行)

 发表时间:2018-03-07 16:15:00  来源:贺州市档案局     打印此页面

国家重点档案文件级目录数据验收办法(试行)



第一章 总则

第一条 为做好国家重点档案文件级目录数据(以下简称目录数据)验收工作,确保目录数据验收工作的权威性、科学性和规范性,根据国家档案局、财政部《“十三五”时期国家重点档案保护与开发工作总体规划》和国家档案局《国家重点档案保护与开发项目管理办法》,制定本办法。

第二条 本办法所称国家重点档案文件级目录,是指“十三五”时期各地通过开展国家重点档案目录基础体系建设项目,向全国明清档案资料目录中心、全国民国档案资料目录中心和全国革命历史档案资料目录中心(以下简称目录中心)报送的国家需要永久保存的珍贵档案文件级目录。

第三条 本办法适用于目录数据的自查、审核与验收。

第四条 目录数据验收工作在国家档案局统一领导下,由目录中心和各级档案部门分级负责。目录中心负责目录数据的验收工作,省级档案部门(含计划单列市、新疆生产建设兵团,下同)负责本地区目录数据的审核、汇总和向目录中心报送工作,承担目录报送任务的各档案馆负责本馆报送目录数据的自查工作。

第五条 目录的验收以数据为主,采取数据验收与实地检查相结合的方式进行。

第二章 验收程序

第六条 承担目录报送任务的档案馆要做好目录数据报送前的自查工作,每年11月底前将通过自查的目录数据、审核申请和工作情况报告报所在地区省级档案部门审核。

第七条 省级档案部门要做好本地区各档案馆报送目录数据的审核汇总工作,每年12月底前将通过审核的目录数据、验收申请及目录采集审核工作情况报告,分别报各目录中心验收。对未通过审核的目录数据,应退回报送单位,并指导其进行修改。

第八条 目录中心要做好省级档案部门报送目录数据的验收工作,并将通过验收的目录数据导入数据库。对未通过验收的目录数据,应退回省级档案部门,并指导其进行修改。目录中心应于每年3月底前完成上年度目录数据的验收工作。

第九条 年度目录数据验收工作完成后,目录中心应将验收结果报国家档案局备案,并向国家档案局提交年度验收工作情况报告。

第十条 国家档案局根据目录中心的验收工作情况报告,对各地目录数据的上报、自查、审核、验收法律家·法律法规大全提供最新法律法规、司法解释、地方法规的查询服务。

工作进行抽查,并组织目录中心对有关档案目录进行实地核查。

第三章 验收要求

第十一条 目录数据的审核与验收主要以抽检方式进行。抽检数量不得低于最低抽检比例要求,抽检的目录数据要有代表性,要覆盖全部报送全宗。目录数据的抽检差错率低于最高差错率的可判定为通过验收,高于最高差错率的判定为未通过验收。

第十二条 省级档案部门进行审核时,明清档案的最低抽检比例为20%,最高差错率为5%;民国档案的最低抽检比例为10%,最高差错率为0.3%;革命历史档案的最低抽检比例为15%,最高差错率为0.3%。

第十三条 目录中心进行验收时,明清档案的最低抽检比例为5%,最高差错率为5%;民国档案的最低抽检比例为2%,最高差错率为0.3%;革命历史档案的最低抽检比例为10%,最高差错率为0.3%。

第十四条 在审核与验收时,应依据有关目录数据采集具体要求,重点检查下列内容:

(一)目录数据是否属于报送范围。检查文件题名、文件形成时间和责任者等信息,判断是否属于目录中心接收范围。

(二)目录数据所有必要项目是否已按要求进行著录。

(三)文件题名是否符合著录要求。要检查文件题名是否清晰,要素是否完整,是否准确体现档案内容。

(四)著录项内容是否规范。要检查著录内容是否有错漏字,时间格式、数字格式、机构简称等是否符合要求。

(五)控制使用标识填写是否正确。要检查应控制使用档案是否已按要求标注了控制使用标识,还要检查非控制使用档案是否存在按控制使用档案进行标注的问题。

(六)目录数据是否存在重复上报。要检查档号、文件题名等是否重复,是否存在同一目录多次上报问题。

(七)文件格式、软件版本是否符合要求,目录数据是否已汇总为一个DBF 文件。

第十五条 目录数据未通过审核的,承担目录报送任务的档案馆应将目录数据修改后,在审核截止时间前向各省级档案部门申请再次审核。

第十六条 目录数据未通过验收的,省级档案部门应重新审核目录数据并组织修改,在验收截止时间前向目录中心申请再次验收。

第十七条 目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆应注意把握时间节点,确保按时完成有关工作。

第十八条 目录中心、省级档案部门和承担目录报送任务的档案馆,应认真整理并妥善保存验收工作中形成的有关材料和记录。

第四章 附则

第十九条 目录中心和省级档案行政管理部门可以依据本办法,结合工作实际,制定具体实施细则。 第二十条 本办法由国家档案局负责解释。

第二十一条 本办法自2017年3月10日起施行。